摘 要：高校行政管理工作是高校管理的重要组成部分，并且随着经济的发展，高校改革的深入以及各种管理权限的下移，高校院系建设和发展呈现出高度的独立性特点。行政管理是保障高校在教学以及科研方面各项工作有效实行的保障，更是高校其他工作的基础，因此对高校院系行政管理进行分析能够极大地提升高校的工作效率。
关键词：高校；院系；行政管理；思考
中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：2096-000X（2016）06-0165-02
Abstract： The administrative management work is an important part of management work in colleges and universities. With the development of economy， the deepening of the reform of colleges and universities， and the devolution of administrative authority， the construction and development of colleges and universities present a high degree of independence. Administrative management is not only the guarantee of the effectively operation of teaching and scientific research， but also the basis of other work in colleges and universities. Therefore， analysis of administrative management can greatly improve the working efficiency of colleges and universities.
Keywords： colleges and universities； departments； administrative management； thinking
高校在我國社会发展中具有重要位置，其能够为社会发展培养各种类型的人才，是科教兴国的保障。提升院系行政管理能力和服务水平、提高工作效率，对高校行政管理工作的可持续发展都具有极其重要的意义。学校能够有效运转，离不开院系的行政管理工作，因此本文以高校院系的行政管理为例进行多方面的思考和研究。
一、高校院系行政管理职能与特点的分析
（一）高校院系行政管理的职能
高校院系的行政管理部门在院系发展中属于基层管理部门，是处理院系日常事物的场所和机构，主要辅助学院教学和其他活动的举办。院系行政管理主要包含的部门有学院办公室、本科生科、研究生科、科研科、人事科、实验室以及资料室。随着新形势下国家对人才需求的多样性提升，近年来，高校也在不断的改革，以适应社会对人才的需求。高等教育的改革制度也在不断的深入，院系行政管理的工作对象主要是院系的教务管理、人事管理以及科研和财务管理，这样有工作者将院系的行政管理工作总结为繁、杂、忙、锁等等。高校院系行政管理的职能主要是在学院党政领导下，接受学校相关部门的业务指导与安排，对内需要对教学以及科研工作进行组织和协调、服务；对外则需要承担起与学校相关部门沟通，以便贯彻学校的方针政策等方面的责任。这些工作内容的开展主要是将学院发展过程中的各个部门联系在一起，在科学合理的安排下，使之发展更加协调、平稳，为学院的教学、科研创造一个优质的环境，让各项工作都能有条不紊的进行。这种辅助角色，全部的工作内容都是为学院老师教学、科研活动的开展提供全面的服务[1]。
（二）高校院系行政管理的特点分析
首先，独立性。高校院系行政管理在学校事务中是承上启下的中枢机关，除上述承上启下的工作以外，还要广泛地参与到院系建设、重点项目开发讨论中来，在实践过程中，主要以院系的学科发展方向为重点，参与筹划重点学科项目申报、验收，提供所需的材料，以此对院系发展和建设起到积极的促进作用。
其次，高校院系行政工作的参谋助手作用有所提升。在改革过程中，院系行政工作不仅仅处于办文以及办事的交办业务上，它还发挥了自身的特殊作用。院系行政机构无论是在信息量方面还是在接触面上对学院的一些重大决策以及重要事件都有较为全面的掌握力度，因此顺势成为院系建设以及各项工作的实践者。那么院系行政管理工作人员在这种状态下就需要抓好信息管理工作，履行好服务、管理义务，为学院领导进行全面的决策提供依据和信息，让自己参谋的深度越来越强[2]。
最后，工作任务繁重。近年来，许多高校实行了学校与学院的两级管理模式，将学校管理的重心下移至院系，院系行政管理的工作内容越来越多，涉及面也不断扩大，工作量越来越大，要求越来越高，以适应我国高校不断发展改革的需要，因此面临的挑战性也越来越高。
二、高校院系行政管理中存在的问题研究
（一）院系行政管理认识方面存在的问题
高校院系的行政是一个直接为教学、科研服务，为教师、学生服务的基层行政管理、服务机构。其管理服务工作涉及方方面面、上上下下。在日常行政管理的工作中，服务意识到位不够，对工作的预见性、主动性判断不够，管理意识、方式创新激情不够。对工作中存在的问题往往强调客观因素多，主动分析主观原因少。距离我国社会发展对高等教育管理改革的要求及学校对院系行政管理工作的要求还存在一定的差距。
（二）缺乏完善有效的科学管理规章制度
高校院系行政工作比较繁杂，但是从内容上分可以有两部分，一部分为教学、科研管理工作，另一部分为行政管理工作。教学管理主要是对学院本科、研究生教务以及学籍和成绩方面进行的管理，要在完成对教学管理工作的同时，还要有效的协调与学院上一级主管部门的业务关系，服务于教师和学生，并且做到细致管理，精益求精，如果不这样，就会给教学管理工作带来诸多困扰。行政管理工作主要对学院除了教学、科研工作以外的各项工作进行参与，其中包含起草公文以及会议通知和学院各种设备的维护，安全保卫等后勤服务，涉及面非常广泛。在这些工作中目前存在的问题就是缺乏完善有效的科学管理规章制度，因此使一些老师、学生在办事过程中增加了时间与精力的付出。
（三）高校院系行政管理人员工作压力大，工作水平有待提升
在繁重的工作中，容易给员工造成极大的精神压力，因此工作质量受到影响，那么势必会影响到工作效率，也会对学院的行政工作与教学管理工作产生影响。学院行政工作因为比较琐碎，所以很多行政管理人员不能把太多的精力和实践方面专业知识和专业技能的提高上，并且随着工作时间的增加，会对工作产生一定的倦怠感，基于这种情况，学院行政工作应该内外结合，充分提升每一个岗位的人员素质，并且加强人才的选拔条件，使员工在清楚自我价值和自我作用的过程中，提升自我素养，确保工作目标的实现[3]。
三、高校行政管理人员要加强服务意识
（一）树立一切为了工作的服务目标
要树立其积极为工作服务的目标，端正工作态度，做好本职工作，并且认真听取领导的相关安排，并尽最大努力完成。另外还要协调好师生之间的关系，学院行政工作人员主要与教师和学生接触，因此要解决各种矛盾需要行政人员和师生进行沟通，做好思想工作传达与矛盾解决的使者。
（二）用心服务，身体力行
服务工作要得到很好的效果，就需要行政人员真心的为师生进行全面的服务，做到认真努力，身体力行，让所有服务对象感受到行政工作在学院发展中的重要作用，感受到服务价值。行政服务采用的是坐班制，因此上班时间绝对不能随意离去，要在科室中实行工作人员A/B角，A不在时，由B处理，B不在时由A处理，提高办事效率。在处理问题时，要体现“以人为本”的现代管理思想，努力提高服务的质量和效率。
（三）起到桥梁联系作用
因院系领导一般都是教授兼任的，除日常的行政工作之外，还承担着许多教学、科研任务，且大多是主要负责人，十分繁忙，在办公室的时间也不多，因此使一些老师、学生在办事过程中增加了时间与精力的付出。在实际工作中，行政人员是坐班制，可以兼任院系主任助理的工作，把教师、學生来找领导的事宜接下来，分轻重缓急，交给院系领导处理，并及时沟通办事的老师和学生。
四、改进高校院系行政工作的相关策略研究
（一）不断加强工作人员的专业素质和综合素质
员工综合素质以及专业素质的提升是做好行政管理工作的基础内容。因此素质的加强需要从以下几方面进行分析和研究。
首先，努力学习加强政治素质。在高校工作过程中需要下达各种文件、处理好内外事务，以此做好各方面关系的协调。各种工作关系的成立需要涉及某些政治方针，因此作为行政管理人员首先要对国家的大政方针进行全面和深入的了解，努力做好各方面工作，把握国家精神的实质性内容，以此提升政治鉴别能力以及决策能力。
其次，上岗以前和在岗中都需要业务培训。院系行政职工工作能力的提升需要在入岗以前做好各方面的培训，了解行政管理工作的内容，了解行政管理在学校中的位置，了解其中存在的各项问题，这样才能充分的发挥行政的智能作用，提升工作人员精湛的业务能力。在高校中，多数工作人员都是机关干部或者教师选调出来的，因此可以归结为半路出家，这样就缺乏在此工作方面的真才实干，更没有经过系统的训练以及考核，如果不加强在岗位前以及本岗位中的业务培养，那么就不能胜任此项工作[4]。
最后，摆脱官僚作风。行政人员工作时间长了，常常会存在一种官僚习气，这种风气对基础工作起到障碍作用，因此需要坚持用发展的眼光看待自己的工作，学会换位思考，以此就会促进学院行政管理工作的进步。
（二）建立完善的考核制度，保障行政管理的科学有序
首先，建立健全完善的规章制度主要以服务作为行政管理的规范，落实各项奖惩制度和考勤制度，规范工作秩序，做到每件事都有章可循，具体工作落实到具体人员身上，出现问题有迹可查。
其次，制定工作细则和量化标准。行政管理工作量十分大，并且行政管理人员也不多，因此要科学的对这些工作进行量的划分。将具体工作进行归类，然后依据其性质进行权责划分，合理配置优秀人员，使院系行政管理工作能够更加科学严谨有序的进行。
最后，提高现代办公能力，建立电子文档。目前，随着科学技术的发展，包括计算机、复印机、打印机、传真机、扫描仪、投影仪、数码相机、QQ、微信群等这些设备的大量使用能有效地保证工作质量和准确性，还能提高工作效率。学院行政管理要突出自己的工作特点，对教学、科研以及行政工作进行规范和科学的管理。
（三）团队意识的培养以及工作关系的建立
学院的工作需要各部门的合作才能有效地开展，行政管理部门要对这些中间部门进行协调和沟通。那么团队意识的培养可以有效地提升行政管理部门的沟通能力，使其在不同部门之间开展工作，完成自己的责任，衔接有利就会使工作效率更进一步的被提升。
五、结束语
综上所述，本文对高校院系行政管理工作进行了岗位特点、岗位职能以及存在问题和解决策略的分析。要较好的解决工作中存在的各种矛盾就需要有效的做好服务与沟通协调的工作，让员工在不断探索以及研究过程中找到解决问题的办法，使学院管理工作更有效。
参考文献
[1]胡俊.高校教师与学生事务工作者合作关系研究[J].宁波大学学报（教育科学版），2015（5）：95-98.
[2]朱洪秀，聂丹.计算机科学与技术服务于高校行政管理的模式研究[J].科学与财富，2015（9）：775.
[3]刘艳.城镇化背景下农村集体土地所有制的有效实现[J].济南大学学报（社会科学版），2015，25（5）：82-86.
[4]黄卫立，张艳.中国高等教育误区论——管理篇[J].亚太教育，2015，12（25）：66-67.